Umzugsofferte-Vorlage: Aufbau, Positionen und ein Beispiel in CHF

Wer jede Offerte von Grund auf neu schreibt, verliert Zeit und vergisst früher oder später etwas. Eine gute Vorlage löst beides: Sie gibt den Aufbau vor, und du füllst nur noch aus, was sich von Umzug zu Umzug ändert. Hier steht, was hineingehört und in welcher Reihenfolge.

Was in eine Umzugsofferte-Vorlage gehört

Eine Vorlage hat feste Teile, die auf jeder Offerte gleich sind, und variable Teile, die du pro Auftrag ausfüllst. Je mehr du fest vorgibst, desto schneller geht die einzelne Offerte.

• Fest: Logo, Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail und – falls du mehrwertsteuerpflichtig bist – deine MWST-Nummer.
• Fest: Bedingungen wie Gültigkeit, Zahlungsfrist, Versicherung, Haftung und Annullierung.
• Variabel: Kunde sowie Auszugs- und Einzugsadresse mit Etage, Lift und Tragdistanz.
• Variabel: Datum, Startzeit und geschätzte Dauer.
• Variabel: Positionen und Mengen.
• Berechnet: Netto, MwSt., Rundung und Total.

Schritt für Schritt zur eigenen Vorlage

• Kopf: Logo, Firmenangaben, Offertnummer und Datum. Die Offertnummer brauchst du später, um Rückfragen und Zusagen zuzuordnen.
• Kunde und Adressen: Name, Kontakt und beide Adressen. Schreib Etage, Lift und Tragdistanz dazu – das sind die Angaben, die den Preis treiben, und der Kunde sieht, dass du sie berücksichtigt hast.
• Leistungsbeschrieb: zwei, drei Sätze, was gemacht wird. Zum Beispiel: «Demontage und Montage von Betten und Schränken, Transport, Verpacken der Küche durch unser Team.»
• Positionstabelle: Bezeichnung, Grundlage (Menge × Ansatz) und Betrag. Die Grundlage macht die Offerte vergleichbar und erspart dir die Frage, wie der Preis zustande kommt.
• Summenblock: Netto, MwSt. 8.1 %, Rundung auf 5 Rappen und Total in CHF.
• Nicht enthalten: Parkbewilligung, Entsorgung, Endreinigung – was du nicht offerierst, schreibst du ausdrücklich hin.
• Bedingungen und Annahme: Gültigkeit, Zahlungsbedingungen und wie der Kunde zusagt.

Beispielpositionen in CHF

Die folgenden Zahlen sind ein Beispiel für einen kleinen Wohnungsumzug, keine Richtpreise. Deine Ansätze hängen von Region, Lohnkosten und Auslastung ab – setz in der Vorlage deine eigenen ein.

Die Rundung kann auch nach unten gehen: CHF 2’467.92 liegen näher bei 2’467.90 als bei 2’467.95. Gerundet wird nur das Total, nicht die einzelnen Positionen und nicht die MwSt.

Tipps für die Positionen

• Benenne Positionen so, wie der Kunde denkt: «Zügelmitarbeitende» statt «Personal Kat. B».
• Halte Arbeit, Fahrzeug und Material getrennt. So passt du bei Rückfragen einzelne Positionen an, ohne alles neu zu rechnen.
• Leg Zuschläge als eigene Zeilen an. Ein Zuschlag für eine Etage ohne Lift oder ein Klavier ist nachvollziehbar – ein höherer Stundensatz ohne Begründung nicht.
• Lieber eine Zeile zu viel in der Vorlage, die du löschst, als eine, die du vergisst.

Wo Word und Excel an Grenzen stossen

Für den Anfang reicht eine Vorlage in Word oder Excel. Mit der Zeit zeigen sich typische Schwachstellen:

• Kopierfehler: Wer die letzte Offerte als Vorlage nimmt, verschickt irgendwann eine mit dem Namen oder der Adresse des vorherigen Kunden.
• Rechenfehler: In Word rechnest du von Hand, in Excel überschreibt jemand eine Formel oder fügt eine Zeile ausserhalb des Summenbereichs ein. MwSt. und Rappenrundung müssen jedes Mal stimmen.
• Aussehen: Ein Word-Dokument sieht auf jedem Gerät etwas anders aus. Vor dem Versand exportierst du es als PDF – jedes Mal.
• Übersicht: Welche Offerten sind offen, welche angenommen, bei welcher lohnt sich ein Anruf? Das steht in keiner Vorlage, sondern in einer zweiten Liste, die du von Hand pflegst.
• Annahme: Der Kunde muss antworten, unterschreiben oder anrufen. Jeder Zwischenschritt verzögert die Zusage.

Solange du wenige Offerten schreibst, ist das verkraftbar. Wenn du merkst, dass du mehr Zeit mit Kopieren, Nachrechnen und Nachfragen verbringst als mit Offerieren, ist die Vorlage zu klein geworden.