Offerten-Software oder Excel? Ein ehrlicher Vergleich für kleine Umzugsfirmen
Wann eine Excel-Vorlage völlig reicht, wann sie dich bremst – und wie du ohne Risiko herausfindest, was zu deiner Firma passt.
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Viele kleine Umzugsfirmen starten mit Excel oder Word. Das ist vernünftig: Die Programme sind schon da, du kennst sie, und eine Offerte ist schnell zusammengestellt. Die Frage ist nicht, ob Excel schlecht ist, sondern ab wann es dich mehr kostet, als es spart.
Wann Excel reicht
- Du schreibst wenige Offerten im Monat, und die meisten sehen ähnlich aus.
- Du bist allein oder ihr seid zu zweit, und nur eine Person schreibt Offerten.
- Deine Vorlage rechnet MwSt. und Rappenrundung korrekt, und du kontrollierst sie regelmässig.
- Du behältst die offenen Offerten im Kopf oder auf einem Blatt im Blick – und das funktioniert.
Wenn das auf dich zutrifft, brauchst du keine Software. Investier die Zeit lieber in eine gute Vorlage und in schnelles Nachfassen.
Wann Excel nicht mehr reicht
- Du schreibst mehrere Offerten pro Woche und kopierst dafür jedes Mal die letzte Datei.
- Du hast schon einmal eine Offerte mit falschem Namen, falscher Adresse oder falscher Summe verschickt.
- Du weisst nicht auf Anhieb, welche Offerten offen sind und wo du nachfassen solltest.
- Kundendaten liegen verteilt in E-Mails, Excel-Dateien und auf dem Handy.
- Angenommene Offerten trägst du von Hand in den Kalender ein.
- Mehrere Personen bearbeiten dieselben Dateien, und niemand weiss, welche Version gilt.
Der Vergleich im Überblick
| Excel / Word | Offerten-Software | |
|---|---|---|
| Kosten | Meist schon vorhanden | Monatliche Gebühr, teils mit Gratis-Plan |
| Einstieg | Sofort, Vorlage selbst bauen | Konto anlegen, Firmendaten und Positionen erfassen |
| Berechnung | Formeln selbst pflegen | Summen, MwSt. und Rundung eingebaut |
| Aussehen | Je nach Vorlage, PDF-Export von Hand | PDF im Firmendesign |
| Kundendaten | In der Datei oder separat | Kundenkartei |
| Annahme | Per E-Mail, Telefon oder Unterschrift | Je nach Software online per Link |
| Offene Offerten | Separate Liste | In der Software sichtbar |
| Flexibilität | Alles möglich | Im Rahmen der Funktionen |
Rechne die Zeit mit
Die Software kostet Geld, Excel kostet Zeit. Für den Vergleich brauchst du zwei Zahlen: wie viele Offerten du im Monat schreibst und wie viel Zeit du pro Offerte sparen würdest. Ein Beispiel mit angenommenen Werten: 20 Offerten im Monat, 15 Minuten weniger pro Offerte – das sind 5 Stunden im Monat. Was eine Stunde deiner Zeit wert ist, weisst du selbst am besten.
Dazu kommen Fehler, die nichts kosten, bis sie etwas kosten: eine vergessene Position oder eine falsche Summe, die du dem Kunden nachträglich erklären musst.
Worauf du bei einer Offerten-Software achten solltest
- Schweizer Rechnung: MwSt. 8.1 %, Rundung auf 5 Rappen, Beträge in CHF.
- Die Offerte geht unter deinem Namen und in deinem Design raus, nicht im Look einer Plattform.
- Keine Provision: Eine Software sollte einen festen Preis haben und nicht an deinen Aufträgen mitverdienen.
- Gratis-Einstieg und monatlich kündbar, damit du sie im Alltag testen kannst.
- Datenhaltung: Wo liegen deine Kundendaten, und kommst du jederzeit an sie heran?
Ohne Risiko ausprobieren
Du musst dich nicht sofort entscheiden. Schreib die nächsten paar Offerten parallel – einmal wie gewohnt, einmal mit einer Software – und vergleiche Zeit und Ergebnis. Dann entscheidest du mit Zahlen statt mit Bauchgefühl.
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