Unser Umgang mitdeinen Daten
Was Septix speichert, wo die Daten liegen, wer daran beteiligt ist und welche Rechte du hast.
Stand:
Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie wir Personendaten bearbeiten, wenn du die Website septix.ch besuchst, die Septix-App unter app.septix.ch nutzt oder eine mit Septix erstellte Offerte erhältst. Sie richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Soweit im Einzelfall die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO) anwendbar ist, gilt sie ergänzend.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für die Datenbearbeitung im Sinne des DSG ist:
Nexarois Digital Omar Ibrahim, Bahnhofstrasse 8, 2543 Lengnau BE, Schweiz
UID CHE-212.129.185
Für alle Fragen zum Datenschutz, für Auskunfts- und Löschbegehren erreichst du uns unter legal@septix.ch. Allgemeine Anfragen gehen an hallo@septix.ch.
2. Für wen diese Erklärung gilt
Wir bearbeiten Daten von drei Gruppen von Personen:
- Besucherinnen und Besucher der Website septix.ch.
- Kundinnen und Kunden: Umzugsfirmen und ihre Mitarbeitenden, die ein Septix-Konto haben und damit Offerten erstellen.
- Endkundinnen und Endkunden: Personen, die von einer Umzugsfirma eine mit Septix erstellte Offerte erhalten, sie online ansehen, annehmen oder ablehnen.
Für Konto-, Abrechnungs- und Websitedaten sind wir selbst verantwortlich. Die Daten von Endkunden erfasst die jeweilige Umzugsfirma in Septix. Für diese Daten ist die Umzugsfirma verantwortlich; wir bearbeiten sie ausschliesslich in ihrem Auftrag und nach ihren Weisungen (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG). Die Einzelheiten dazu sind in Abschnitt 15 unserer AGB geregelt. Bist du Endkunde und hast Fragen zu deinen Daten, wende dich bitte zuerst an die Umzugsfirma, von der du die Offerte erhalten hast. Wir unterstützen sie bei der Beantwortung.
3. Welche Daten wir bearbeiten
Wir bearbeiten nur Daten, die für den Betrieb von Septix nötig sind. Wir kaufen keine Daten zu und erstellen keine Profile.
| Kategorie | Beispiele | Woher die Daten stammen |
|---|---|---|
| Kontodaten | Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Rolle in der Firma, Zeitpunkt der letzten Aktivität | Von dir bei der Registrierung und im Konto |
| Firmendaten | Firmenname, Adresse, UID, Logo, Absenderadresse für E-Mails, Plan und Abo-Status | Von dir im Firmenprofil |
| Endkundendaten | Anrede, Name, Firma, E-Mail, Telefonnummern, Umzugsadressen mit Details (Stockwerk, Lift, Zimmer, Wohnfläche), Notizen, Herkunft des Kontakts | Von der Umzugsfirma erfasst oder importiert; die Importdatei selbst wird nicht gespeichert |
| Offerten | Umzugstermin, Leistungen, Preise, Einleitungs- und Bedingungstexte, Offerten-PDF, Versandadresse, Status | Von der Umzugsfirma erstellt |
| Annahme-Nachweis | Beim Ansehen, Annehmen oder Ablehnen einer Offerte: Zeitpunkt, eingegebener Name, Ablehnungsgrund, IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) | Automatisch, wenn ein Endkunde den Offerten-Link öffnet und handelt |
| Termine | Art, Zeit, Ort, Notizen, zugehöriger Kunde und Offerte | Von der Umzugsfirma erfasst |
| Zahlungs- und Abodaten | Stripe-Kundennummer, Abo-Status, Rechnungen, Zahlungsart (nur Typ und letzte Ziffern). Vollständige Kartendaten sehen und speichern wir nie; sie liegen allein bei Stripe | Von Stripe bei Abschluss eines Pro-Abos |
| Nutzungs- und Serverdaten | IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem, Fehlermeldungen, Versandstatus von E-Mails | Automatisch beim Nutzen der Website und der App |
| Support-Korrespondenz | Inhalt und Verlauf deiner E-Mails an uns | Von dir, wenn du uns schreibst |
4. Wofür wir die Daten nutzen
- Vertragserfüllung: Bereitstellen von Konto und App, Erstellen, Versenden und Nachverfolgen von Offerten, Terminverwaltung, Kundenverwaltung.
- Abrechnung: Abschluss, Verwaltung und Abrechnung des Pro-Abos über Stripe, Rechnungsstellung, Mahnwesen.
- Betrieb und Sicherheit: Stabilität, Fehlersuche, Schutz vor Missbrauch, Spam und unberechtigtem Zugriff, Einhaltung der Versandlimits.
- Nachweis: Protokollieren, wann eine Offerte angesehen, angenommen oder abgelehnt wurde, damit die Umzugsfirma den Vorgang belegen kann.
- Support und Kommunikation: Beantworten von Anfragen, Systemmitteilungen wie Rechnungen, Sicherheitshinweise und Änderungen an AGB oder Datenschutzerklärung.
- Gesetzliche Pflichten: Buchführung, Aufbewahrung von Belegen, Auskünfte an Behörden, soweit wir dazu verpflichtet sind.
Wir nutzen deine Daten nicht für Werbung Dritter, verkaufen sie nicht und erstellen keine automatisierten Einzelentscheidungen.
6. Wo die Daten gespeichert werden
Alle Daten werden in der Schweiz gespeichert. Datenbank, Login, Dateispeicher (Logos und Offerten-PDFs) und Serverfunktionen laufen bei Supabase in einem Rechenzentrum in Zürich. Dort liegen deine Konto-, Kunden-, Endkunden- und Offertendaten.
Drei Dienste ergänzen diesen Betrieb: Die Oberfläche der Website und der App wird über Vercel ausgeliefert (Region Frankfurt). E-Mails versendet Resend von Servern in Irland; dabei verarbeitet Resend Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen E-Mail. Zahlungen wickelt Stripe ab. Diese Dienste verarbeiten Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Vorgang nötig ist; die dauerhafte Speicherung bleibt in Zürich.
7. Dienstleister und Datenübermittlung
Wir arbeiten mit den folgenden Dienstleistern zusammen. Sie bearbeiten Daten in unserem Auftrag, sind vertraglich zur Vertraulichkeit und zu angemessenen Sicherheitsmassnahmen verpflichtet und dürfen die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen.
| Dienst | Wofür | Standort | Datenschutz |
|---|---|---|---|
| Supabase Supabase Inc. | Datenbank, Login, Dateispeicher und Serverfunktionen (Hosting aller Kunden- und Offertendaten) | Rechenzentrum Zürich, Schweiz | Datenschutzerklärung von Supabase |
| Resend Resend Inc. | Versand aller E-Mails (Offerten, Bestätigungen, Systemmails) | Versand über Server in Irland | Datenschutzerklärung von Resend |
| Stripe Stripe Payments Europe Ltd. | Zahlungsabwicklung, Abo-Verwaltung und Rechnungen | Irland (Stripe-Konzern mit Sitz in den USA) | Datenschutzerklärung von Stripe |
| Vercel Vercel Inc. | Auslieferung der Website und der Web-App (Hosting der Oberfläche) | Region Frankfurt, Deutschland (Anbieter mit Sitz in den USA) | Datenschutzerklärung von Vercel |
Soweit Daten dabei ins Ausland gelangen, geschieht das nach Art. 16 DSG: Irland und Deutschland gehören zu den Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau gemäss Liste des Bundesrats. Für die US-Muttergesellschaften von Stripe, Vercel und Supabase stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise auf die Standardvertragsklauseln, die diese Anbieter in ihren Verträgen anbieten.
Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn du es verlangst, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn es zur Durchsetzung unserer Rechte nötig ist.
8. E-Mails an Endkunden
Offerten verschickt Septix per E-Mail im Namen der Umzugsfirma, erkennbar am Absender «Firma via Septix» und einer Adresse unter mail.septix.ch. Die E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den der Endkunde die Offerte ohne Login ansehen, als PDF herunterladen, annehmen oder ablehnen kann. Der Link ist nicht erratbar und sollte nicht weitergegeben werden.
Öffnet ein Endkunde die Offerte, zeichnen wir den Zeitpunkt auf (höchstens einmal pro Stunde). Nimmt er sie an oder lehnt sie ab, speichern wir zusätzlich den eingegebenen Namen, den Grund, die IP-Adresse und die Browserkennung. Diese Angaben dienen der Umzugsfirma als Nachweis des Vorgangs. Der Endkunde und die Umzugsfirma erhalten je eine Bestätigung per E-Mail.
Wir nutzen die Adressen von Endkunden nur für diese Offerten-E-Mails. Werbung von Septix an Endkunden gibt es nicht.
9. Aufbewahrung und Löschung
Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für den jeweiligen Zweck nötig ist:
- Während des Kontos: Konto-, Kunden-, Endkunden- und Offertendaten bleiben gespeichert, solange das Konto besteht. Wechselt ein Konto vom Pro- in den Free-Plan, bleiben die Daten erhalten. Einzelne Kunden, Offerten und Termine kann die Umzugsfirma jederzeit selbst löschen.
- Nach der Kontolöschung: Wir löschen alle Daten des Kontos innert 30 Tagen. Sicherungskopien werden spätestens nach 90 Tagen überschrieben.
- Buchhaltungsbelege: Rechnungen und Zahlungsdaten bewahren wir zehn Jahre auf (Art. 958f OR).
- Server- und Versandprotokolle: höchstens 90 Tage, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung nötig macht.
- Support-E-Mails: bis zwei Jahre nach Abschluss der Anfrage.
10. Datensicherheit
Wir schützen deine Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, die dem Stand der Technik entsprechen:
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) zwischen deinem Browser, unseren Servern und allen Dienstleistern.
- Verschlüsselte Speicherung der Datenbank und der Dateien.
- Strikte Trennung der Kundenkonten in der Datenbank (Row-Level-Security): Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten.
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert und sind für uns nicht lesbar.
- Zugriff auf Produktionsdaten nur für den Betreiber und nur, wenn es für Betrieb oder Support nötig ist.
- Offerten-PDFs sind nicht öffentlich; der Download läuft über zeitlich begrenzte, signierte Links.
Stellen wir eine Verletzung der Datensicherheit fest, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Betroffene führt, melden wir sie dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) und informieren betroffene Kunden ohne unangemessene Verzögerung.
11. Deine Rechte
Du hast das Recht,
- Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten wir über dich bearbeiten,
- unrichtige Daten berichtigen zu lassen,
- die Löschung deiner Daten zu verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
- deine Daten in einem gängigen elektronischen Format herauszuverlangen,
- einer Datenbearbeitung zu widersprechen.
Schreib dazu an legal@septix.ch. Damit wir sicher sind, dass die Anfrage von dir stammt, nutze bitte die E-Mail-Adresse deines Septix-Kontos oder leg einen Nachweis bei. Wir antworten innert 30 Tagen. Die Auskunft ist kostenlos.
Endkunden wenden sich für diese Rechte an die Umzugsfirma, die ihre Daten erfasst hat. Erreicht uns eine solche Anfrage direkt, leiten wir sie an die zuständige Firma weiter.
Bist du mit unserer Antwort nicht einverstanden, kannst du dich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: www.edoeb.admin.ch.
12. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Septix, unsere Dienstleister oder das Gesetz ändern. Die aktuelle Fassung ist immer unter septix.ch/datenschutz abrufbar; das Datum oben zeigt den Stand. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Kundinnen und Kunden per E-Mail.